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L'essentiel en trois phrases. Nous collectons des informations vous concernant pour traiter votre candidature, vous inscrire administrativement en formation et rendre des comptes aux organismes qui financent nos formations. Nous ne vendons jamais vos données et ne les utilisons jamais à des fins commerciales. Vous pouvez à tout moment demander à les consulter, les faire corriger ou les faire supprimer.
1. Qui est responsable de vos données
Le responsable du traitement est Interface3 ASBL, rue Gaucheret 88-90, 1030 Schaerbeek, Belgique — numéro d'entreprise 0462.440.966, téléphone +32 (0)2 219 15 10.
Interface3 a désigné une déléguée à la protection des données. Pour toute question ou toute demande concernant vos données personnelles, vous pouvez la joindre :
- par courrier électronique : donnees_personnelles@interface3.be ;
- par courrier postal : Interface3 ASBL — Déléguée à la protection des données — rue Gaucheret 88-90, 1030 Schaerbeek ;
- par téléphone : +32 (0)2 219 15 10.
Si vous restez sans réponse, écrivez à informations@interface3.be en indiquant qu'il s'agit d'une demande relative à vos données personnelles : elle sera transmise. Une demande ne doit jamais rester sans suite parce qu'une adresse n'a pas été relevée.
2. Quelles données nous collectons
Nous ne collectons rien tant que vous vous contentez de consulter le site. Les informations ci-dessous ne sont demandées qu'à partir du moment où vous vous inscrivez à une séance d'information, et elles arrivent en trois temps.
a. Au moment de votre inscription à une séance d'information
Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, date de naissance, genre, dernier niveau d'étude atteint, situation actuelle (en recherche d'emploi, en emploi, aux études, autre) et organisme auprès duquel vous êtes inscrite comme demandeuse d'emploi (Actiris, VDAB, Forem, ou aucun).
b. Dans la fiche d'inscription détaillée, si votre candidature se poursuit
Cette fiche n'est demandée qu'après la séance d'information, via un lien personnel qui vous est envoyé par e-mail. Elle contient :
- Identité et coordonnées : adresse complète, nationalité, pays de naissance, état civil, numéro de registre national et, le cas échéant, numéro IBIS attribué par Actiris.
- Situation familiale : si vous avez des enfants, leur nombre par tranche d'âge, et si vous les élevez seule.
- Parcours scolaire : niveau atteint, établissement, année d'obtention, pays d'obtention et équivalence éventuelle pour un diplôme obtenu à l'étranger.
- Parcours professionnel : fonctions occupées, employeurs, lieux, types de contrat, année de début et durée approximatives.
- Langues : langue maternelle, langue de scolarité, langue parlée à la maison, autres langues.
- Situation administrative : statut actuel et date depuis laquelle il s'applique.
- Comment vous avez connu Interface3.
- Documents que vous nous transmettez : curriculum vitae, lettre de motivation (fichier ou texte saisi directement).
c. Pendant le processus de sélection
Présence à la séance d'information et à la séance de tests, résultats de vos tests (test de logique et tests de langue), date et tenue de votre entretien de motivation, décision d'admission, et les notes de travail prises par l'équipe pour le suivi de votre dossier.
d. Données techniques
Lorsque vous envoyez un formulaire, votre adresse IP est enregistrée temporairement dans le seul but de bloquer les envois automatisés massifs. Elle n'est jamais rattachée à votre dossier de candidature ni utilisée pour vous profiler.
3. Pourquoi nous les collectons
Vos données servent exclusivement aux quatre usages suivants :
| Usage | Ce que cela veut dire concrètement |
|---|
| Promotion de nos formations |
Comprendre par quels canaux les candidates nous trouvent, afin de mieux faire connaître nos formations, et pouvoir vous recontacter si une autre formation correspond à votre profil. |
| Sélection |
Vérifier si vous remplissez les critères administratifs exigés par les organismes qui financent la formation. |
| Contractualisation |
Encoder votre entrée en formation dans les bases de données belges de suivi des demandeurs d'emploi, vérifier les conditions administratives d'entrée en formation et établir votre contrat de formation. |
| Rapportage aux financeurs |
Rendre compte de notre activité aux pouvoirs publics et organismes qui subventionnent nos formations. |
Vos données ne sont en aucun cas utilisées à des fins commerciales, ni vendues, ni cédées à des tiers en dehors de ce qui est décrit au point 5.
4. Sur quelle base légale
Nous ne traitons vos données que lorsque la loi nous y autorise. Trois fondements s'appliquent, selon l'information concernée :
- L'exécution de mesures précontractuelles et de votre contrat de formation — tout ce qui sert à instruire votre candidature, organiser les séances, les tests et l'entretien, puis établir votre contrat.
- Le respect d'obligations légales et réglementaires auxquelles Interface3 est soumise en tant qu'opérateur de formation subventionné — notamment l'encodage de votre entrée en formation auprès des organismes publics de l'emploi, la conservation des dossiers et le rapportage aux pouvoirs subsidiants.
- L'exécution d'une mission d'intérêt public pour les opérations de formation financées sur fonds publics.
Pourquoi nous ne parlons pas de « consentement » pour l'essentiel de vos données. Un consentement, au sens du règlement, doit pouvoir être refusé sans conséquence. Or les informations décrites au point 2 sont nécessaires : sans elles, nous ne pouvons ni vérifier que vous remplissez les conditions d'entrée, ni vous inscrire administrativement en formation. Les présenter comme un choix libre serait inexact. Elles reposent donc sur les fondements ci-dessus, et vous gardez tous vos droits (point 8), y compris celui de vous opposer à un traitement et d'obtenir la suppression de vos données dans les limites de nos obligations légales de conservation.
Le consentement ne sert que là où il est réellement libre, ou là où un financeur l'exige expressément — c'est le cas de la mention propre au FSE+ (point 6).
Le numéro de registre national
En Belgique, l'utilisation du numéro de registre national dans un traitement informatique relève d'un encadrement légal spécifique, distinct du règlement général sur la protection des données. Chez nous, ce numéro sert uniquement à la gestion administrative de votre dossier de formation et à sa transmission aux organismes officiels qui l'exigent. Il n'est jamais publié, jamais communiqué à un tiers en dehors de ces organismes, et jamais utilisé comme identifiant dans un autre contexte.
5. Qui y a accès
Au sein d'Interface3
Seules les personnes qui interviennent dans le traitement de votre candidature et dans le suivi de votre formation y ont accès. Chaque accès est restreint selon la fonction, et les actions effectuées dans notre outil de gestion sont journalisées.
Les organismes qui financent la formation
Selon la formation concernée, vos données sont partagées avec les pouvoirs publics et organismes qui la cofinancent — notamment le Fonds social européen+ (FSE+), Actiris, Bruxelles Formation et la COCOF — dans le cadre de la sélection, de la contractualisation et du rapportage.
Notre logiciel de gestion
Ce site et son outil d'inscription accompagnent la phase de candidature et de sélection. À l'issue de celle-ci, votre dossier est repris dans le logiciel de gestion d'Interface3 (Odoo), qui suit votre parcours de formation. Les données y sont traitées pour les mêmes finalités que celles décrites au point 3.
Nos prestataires techniques
Notre site, notre base de données et nos envois d'e-mails s'appuient sur des prestataires qui agissent uniquement sur nos instructions, sans jamais utiliser vos données pour leur propre compte : Cloudflare (hébergement du site, de la base de données et des documents) et Resend (envoi des e-mails automatiques).
Vos données ne sont jamais vendues, ni louées, ni transmises à des fins publicitaires.
6. Formations cofinancées par le FSE+
Les formations suivantes sont cofinancées par le Fonds social européen+ :
- Administratrice systèmes Windows et Linux
- Collaboratrice administrative
- Frontend developer
- Technicienne support PC et réseaux
- Technicienne vendeuse multimédia
- Unity App & Game developer
- Web Application developer
Si vous participez à l'une d'elles, le FSE+ requiert en outre les deux mentions suivantes :
« Je consens à la collecte et au traitement de mes données personnelles dans le cadre de l'opération FSE+ à laquelle je participe et tel que défini dans le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne (UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016). »
« Le participant pourra être contacté ultérieurement en vue de répondre à des évaluations ou des enquêtes menées dans le cadre des plans d'évaluation de l'Agence FSE ou de la Commission européenne. »
7. Combien de temps nous les gardons
Votre dossier ne vit pas au même endroit tout au long de son existence, et les durées diffèrent selon l'étape.
| Ce qui est conservé | Combien de temps, et où |
|---|
| Votre dossier de candidature et de formation (identité, parcours, résultats, décision) |
Au minimum quinze ans, dans les archives papier et les bases de données d'Interface3. Cette durée découle des obligations de conservation imposées par les organismes qui financent nos formations. |
| Les documents que vous nous envoyez (CV, lettre de motivation, résultats de tests) |
Douze mois sur cette plateforme, après quoi ils sont supprimés automatiquement. Ils peuvent aussi être supprimés plus tôt, à votre demande ou par notre équipe. |
| Les données techniques enregistrées pour bloquer les envois automatisés |
Quelques semaines, puis suppression automatique. |
| Le journal des actions effectuées par notre équipe dans l'outil de gestion |
Trois mois. |
Autrement dit : la durée de quinze ans porte sur le dossier, pas sur les fichiers que vous avez déposés ici. Ceux-ci disparaissent de cette plateforme au bout d'un an.
8. Vos droits
Conformément au règlement général sur la protection des données, vous pouvez à tout moment :
- consulter les données que nous détenons sur vous, et en obtenir une copie ;
- faire corriger une information inexacte ou incomplète ;
- demander la suppression de vos données, dans les limites de nos obligations légales de conservation ;
- demander la limitation d'un traitement, ou vous y opposer ;
- recevoir vos données dans un format lisible par machine, ou demander leur transfert à un autre organisme ;
- retirer votre consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans que cela remette en cause ce qui a été fait avant ce retrait.
Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à donnees_personnelles@interface3.be en joignant une preuve de votre identité, afin que nous soyons certains de ne communiquer vos données à personne d'autre. Nous vous répondons dans un délai d'un mois.
Tant que votre séance d'information n'a pas eu lieu, vous pouvez également modifier ou annuler votre inscription vous-même, depuis le lien personnel reçu par e-mail.
9. Comment nous les protégeons
Vos données sont hébergées chez un prestataire professionnel, transmises de manière chiffrée, et l'accès à notre outil de gestion est restreint aux membres de l'équipe autorisés, derrière une double barrière d'authentification. Les formulaires publics sont protégés contre les envois automatisés, et les documents que vous nous envoyez sont vérifiés avant d'être acceptés.
Aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vous, nous vous en informerions, comme le règlement nous y oblige.
10. Cookies et statistiques de visite
Ce site ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun outil de mesure d'audience ni de traçage publicitaire. Vous n'avez donc aucun choix à faire à ce sujet, et aucune bannière ne viendra vous le demander.
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